個人の方だったら中国で就労する、留学される、現地で銀行口座を開設、自動車の購入をするといった場合、企業のご担当者の場合は中国の企業との契約、合弁企業の設立、中国への製品の輸出、製造許可の申請といった場合に、現地の政府機関や企業または大学などから、提出する書類に日本で「公証」「公印確認」「領事認証」を取ってくるように言われて困っていらっしゃらないですか?

弊所にご依頼をいただくお客様も大半の方は初めての経験で困っていらっしゃる方が非常に多いです。

中国現地の政府機関や企業または大学などから提出する書類から提出する書類に日本で「公証」「公印確認」「領事認証」を求められたら下の表を参考にしてまず、提出を求められている書類の利用目的と書類の種類を確認してください。

中国大使館の領事認証の申請時の検討事項。民事認証か商事認証か?公文書か私文書か?

1.提出する書類の利用目的は個人向けか?法人向けか?

中国大使館の領事認証には商事認証と民事認証の2種類の認証があります。

中国の企業との契約、合弁企業の設立、中国への製品の輸出、製造許可の申請などの手続きで必要な登記簿謄本や販売許可証、製造許可証などへの領事認証は商事認証を取得する必要があります。

中国で就労する、大学や大学院に留学される、現地で銀行口座を開設、自動車の購入をするといった手続きに必要なパスポートのコピーや戸籍謄本などの個人の手続きで必要な書類への領事認証は民事認証を取得する必要があります。

2.提出する書類が公文書か、私文書か?

ご提出先から求められている書類が戸籍謄本、住民票、登記簿謄本(履歴事項全部証明書)などの役所が発行する書類を日本語の原本のまま提出する場合は公文書に該当します。

中国語へ翻訳した書類と原本をまとめて認証をうける場合、パスポートのコピーなどは私文書として扱われます。

公文書の場合は、大使館の領事認証の申請をする前に霞が関にある外務省で公印確認を取得する必要があります。

私文書の場合は、大使館の領事認証を申請する前に、公証役場で公証人の認証、公証人が所属する地方法務局で法務局長の公証人押印証明を取得した後、外務省で公印確認を取得する必要があります。

中国語への翻訳が必要な場合は、原本、翻訳文、宣言書をセットにして公証役場で認証を取得する必要があります。


中国現地の政府機関や企業または大学などから提出する書類から提出する書類に「公証」「公印確認」「領事認証」を求められたらまず上記の2点を一番最初に確認をしてください。

中国で提出する書類の利用目的が会社用か、個人用か、提出する書類が公文書か、私文書かが確定したらどんな認証の手続きをとればいいかはっきりします。

中国に提出する書類の認証の手続き

それでは、中国国内の政府機関、企業に日本企業が登記簿謄本、許可証などの公文書を提出する場合、契約書、委任状、翻訳文などの私文書を提出する場合、中国国内の政府機関、企業に個人の方が公文書を提出する場合、翻訳文やパスポートのコピーどなの私文書を提出する場合の認証の取り方をそれぞれ確認をしていきましょう。

①企業が中国に公文書を提出する場合

日本の企業が中国国内の政府機関、企業に公文書を提出する場合は、公文書を日本の外務省で公印確認を取得した後、中国大使館で領事認証を取得する必要があります。企業の書類の場合は、商事認証の申請をしてください。

step3

外務省での手続きは、直接持参して外務省の証明班の窓口で申請をするか、郵送で行ないます。

郵送の場合は返送まで10日程度の日数がかかるので、お急ぎの場合は直接持参するか、行政書士にご依頼されることをおすすめします。

外務省に直接書類を持参して申請をすると申請した翌日に公印確認を取得した書類を受け取ることができます。

会社の登記簿謄本を翻訳せずに外務省の公印確認を取得する場合は、事前に登記簿謄本を取得した地方法務局の法務局長の登記官押印証明を添付する必要ありますので、お忘れの無いようにご注意ください。

②企業が中国に私文書を提出する場合

日本の企業が中国国内の政府機関、企業に私文書を提出する場合は、私文書を公証役場で公証人の認証、公証人が所属する地方法務局で法務局長の公証人押印証明、外務省で公印確認を取得した後、中国大使館で領事認証を取得する必要があります。企業の書類の場合は、商事認証の申請をしてください。

step

公証役場、地方法務局、外務省(申請と受け取りの2回)、中国大使館(申請と受け取りの2回)と平日の昼間の限られた時間に、該当機関に6回直接足を運んで認証を取得する必要があります。

私文書に公証人の認証を取得する場合、対象文書に宣言書を添付して認証を取得する形をとります。また登記簿謄本などの公文書に中国語へ翻訳した文書を添付して認証を受ける場合も宣言書を最初のページに添付して認証を取得する必要があります。

宣言書には宣言文、日付、署名を記載する必要があります。宣言文の内容については提出する書類や提出先からの依頼などで変わりますのでご注意ください。

③個人が中国に公文書を提出する場合

個人の方が中国で就労ビザの申請をする場合に中国国内の政府機関、企業に警察が発行する無犯罪証明書などの公文書を提出する場合は、公文書を日本の外務省で公印確認を取得した後、中国大使館で領事認証を取得する必要があります。個人の書類の場合は、民事認証の申請をしてください。

step3

外務省での手続きは、直接持参して外務省の証明班の窓口で申請をするか、郵送で行ないます。

郵送の場合は返送まで10日程度の日数がかかるので、お急ぎの場合は直接持参するか、行政書士にご依頼されることをおすすめします。

外務省に直接書類を持参して申請をすると申請した翌日に公印確認を取得した書類を受け取ることができます。この場合外務省(申請と受け取りの2回)、駐日大使館(申請と受け取りの2回)と平日の昼間の限られた時間に4回、該当機関に直接足を運んで認証を取得する必要があります。

④個人が中国に私文書を提出する場合

個人の方が中国で銀行口座の開設や自動車の購入の際に中国国内の政府機関、企業にパスポートのコピー、戸籍謄本の翻訳文等の私文書を提出する場合は、私文書を公証役場で公証人の認証、公証人が所属する地方法務局で法務局長の公証人押印証明、外務省で公印確認を取得した後、中国大使館で領事認証を取得する必要があります。企業の書類の場合は、商事認証の申請をしてください。

step

公証役場、地方法務局、外務省(申請と受け取りの2回)、駐日大使館(申請と受け取りの2回)と平日の昼間の限られた時間に6回、該当機関に直接足を運んで認証を取得する必要があります。

私文書に公証人の認証を取得する場合、対象文書に宣言書を添付して認証を取得する形をとります。また戸籍謄本などの公文書に中国語へ翻訳した文書を添付して認証を受ける場合も宣言書を最初のページに添付して認証を取得する必要があります。

宣言書には宣言文、日付、署名を記載する必要があります。宣言文の内容、言語については提出する書類や提出先からの依頼などで変わりますのでご注意ください。

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